Antes de fazer o pedido ao fornecedor chinês, envie as informações do produto ao despachante aduaneiro no México para confirmar se a importação é permitida e quais procedimentos serão necessários. Além do nome e das fotos, informe o material, a aplicação específica, o modelo e as especificações técnicas. Por exemplo, ao comprar peças para máquinas, explique qual é a peça, de que material ela é feita e em que tipo de equipamento será utilizada, em vez de informar apenas “peças para máquinas”. Esses dados servem de base para definir a classificação fiscal mexicana (Fracción arancelaria) e o respectivo NICO, além de verificar o imposto de importação, os demais tributos, as restrições à importação e eventuais direitos antidumping. O código HS informado pelo fornecedor chinês pode servir de referência, mas não deve ser simplesmente reproduzido na declaração de importação mexicana nem usado como único parâmetro para estimar os custos da operação.
Depois de confirmar a classificação fiscal, é preciso verificar, de acordo com as características do produto, se há exigências relacionadas às normas oficiais mexicanas (NOM), à rotulagem em espanhol ou a licenças de importação, e considerar tudo isso na compra. Se o fornecedor disser que o produto “já tem certificação”, confira os modelos e as normas abrangidos pelo certificado para confirmar se ele atende às exigências mexicanas. Caso sejam necessários testes adicionais, certificação ou alterações nos rótulos, defina no momento do pedido quem ficará responsável, como os custos serão divididos e quanto tempo será necessário. Se a falta de documentos ou uma irregularidade na rotulagem só for identificada depois que a mercadoria chegar ao México, o desembaraço poderá atrasar. Enquanto a situação é regularizada, além dos gastos com testes e adequações, podem continuar sendo cobradas despesas de armazenagem e, no caso de contêineres completos, sobre-estadia do contêiner e outros encargos. Se, mesmo assim, não for possível atender às condições de importação, poderá ser necessário devolver a mercadoria à origem, comprometendo o custo previsto da compra e o prazo de entrega.
Consulta de classificação fiscal de mercadorias:
Antes do embarque, é necessário definir quem será responsável pela importação da mercadoria no México. O despachante aduaneiro pode cuidar dos procedimentos de declaração, mas a declaração de importação deve identificar claramente o importador, que assumirá as respectivas responsabilidades fiscais e de conformidade.
Se você pretende importar em nome da sua própria empresa, não basta fornecer ao despachante o número de identificação fiscal RFC. Também é necessário verificar se a empresa está inscrita no Padrón de Importadores, se o cadastro está regular e se a assinatura eletrônica e a situação fiscal atendem aos requisitos. Algumas mercadorias também exigem inscrição no cadastro de importadores de setores específicos. Portanto, o fato de a empresa já ter importado outros produtos não significa que poderá declarar diretamente os itens desta compra.
Quem ainda não concluiu o cadastro e pretende comprar por meio de uma empresa importadora terceirizada deve entender primeiro como essa empresa realizará a operação. Se ela importar a mercadoria para depois revendê-la a você, por exemplo, confirme como será feito o pagamento, que tipo de documento fiscal será emitido e quais comprovantes de entrega serão fornecidos. Se a cotação mencionar apenas “desembaraço incluído”, pergunte quem constará como importador na declaração, quais despesas estão incluídas e quem cuidará de eventuais inspeções ou problemas com a documentação. Essas condições influenciam os documentos que você receberá e o tratamento contábil da operação; não basta avaliar apenas se “a mercadoria será entregue”. Procurar um importador depois da chegada da carga ou trocá-lo de última hora pode exigir alterações nos documentos e uma nova análise das informações, aumentando o prazo e o custo do desembaraço.
Depois de definir o importador, você pode acertar os detalhes do pedido com o fornecedor. Nessa etapa, além de negociar o preço, é preciso confirmar se o produto entregue atenderá às suas exigências. Uma amostra aprovada não garante que todo o lote terá as mesmas características. Por isso, material, dimensões, modelo, funções, quantidade e tipo de embalagem devem constar no pedido de compra. Se houver desenhos técnicos ou uma amostra aprovada, eles também devem servir como referência para a inspeção de recebimento. Caso determinados materiais ou componentes não possam ser substituídos, deixe isso registrado com antecedência para evitar alterações por iniciativa do fornecedor durante a produção.
Com os requisitos do produto definidos, confira até onde vão as obrigações de entrega incluídas na cotação para calcular o valor real da compra. Por exemplo, se dois fornecedores cotarem o mesmo produto, um em EXW e outro em FOB, não é possível comparar os preços diretamente, pois a responsabilidade pelos custos de coleta na China e pelos procedimentos de exportação pode ser diferente. O pedido deve indicar o termo comercial e o local ou porto de entrega específico. Depois, peça ao agente de cargas que calcule os custos das demais etapas do transporte. Em uma cotação CIF, também é necessário confirmar como serão tratados os encargos no porto de destino mexicano, o desembaraço, os tributos e a entrega. “Frete incluído” não significa que não haverá mais nada a pagar antes de receber a mercadoria.
| Incoterm | Custos por conta do vendedor | Custos por conta do comprador |
|---|---|---|
| EXW (Na origem) | Mercadoria e embalagem, prontas para retirada no local combinado. | Carregamento no veículo de coleta, transporte interno na China, despacho de exportação, transporte internacional e despesas no destino. |
| FOB (Livre a bordo) | Mercadoria, despacho de exportação e despesas até a colocação da carga a bordo do navio no porto de embarque combinado. | Frete marítimo, seguro (se contratado), despesas portuárias no destino, desembaraço aduaneiro de importação, tributos e entrega local. |
| CIF (Custo, seguro e frete) | Custos previstos no FOB, mais o frete marítimo e o seguro de transporte com cobertura mínima até o porto de destino combinado. | Despesas no destino não incluídas no contrato de transporte, desembaraço aduaneiro de importação, tributos e entrega local. |
Observação: FOB e CIF são utilizados apenas no transporte marítimo e por vias navegáveis interiores. Nos dois casos, o risco passa para o comprador quando a mercadoria é colocada a bordo do navio no porto de embarque. O CIF não inclui todas as despesas no destino.
Depois de acertar os custos e as responsabilidades pela entrega, organize o pagamento e a inspeção com base nessas condições. Antes de pagar, confira a empresa que consta no contrato e os dados da conta bancária indicada para recebimento. Se o fornecedor exigir a quitação do saldo antes do embarque, combine a data da inspeção com antecedência e reserve tempo para correções e uma nova verificação. Registre também no pedido a data de entrega, como serão tratados os problemas de qualidade e quem arcará com os custos de retrabalho. Isso evita descobrir divergências perto do carregamento do contêiner e acabar liberando a mercadoria às pressas por causa do embarque e dos pagamentos programados. Depois que a carga sair da China, resolver o envio de produtos errados ou uma disputa de qualidade exigirá mais tempo de comunicação, e a reposição, o reparo ou a devolução à origem também aumentarão os custos.
O preço unitário informado pelo fornecedor é apenas uma parte do custo da compra. Antes de fechar o pedido, calcule quanto será necessário desembolsar para que a mercadoria saia da China, passe pelo desembaraço no México e chegue ao seu armazém. Comece pela cotação do fornecedor e confira quais despesas já estão incluídas. Depois, solicite cotações separadas ao agente de cargas e ao despachante aduaneiro no México para acrescentar coleta, operações de exportação, transporte internacional, seguro, tributos de importação, desembaraço e entrega. Se houver cobrança adicional por inspeção, armazenagem e consolidação de cargas, reforço de embalagem ou certificação do produto, esses valores também devem entrar no orçamento.
Ao solicitar o frete, procure usar o peso e as dimensões da mercadoria já embalada. O peso líquido do produto pode ser bem diferente do peso efetivamente embarcado, e paletes e caixas de madeira também aumentam o peso e o volume. Se o fornecedor ainda não tiver concluído a embalagem, você pode informar uma estimativa da quantidade de volumes, das dimensões de cada um e do peso bruto para obter um cálculo inicial, conferindo os dados novamente após a embalagem. Informe também o endereço exato de entrega no México e confirme até onde a cotação cobre o transporte. Um frete marítimo barato não significa que toda a operação será barata. Principalmente em cargas consolidadas, é necessário verificar as despesas de desconsolidação, manuseio e retirada no destino. Se a cotação incluir entrega no armazém, confirme também se abrange agendamento, descarga e eventuais veículos especiais.
Com o valor da mercadoria e os custos de transporte, o despachante aduaneiro no México poderá estimar os tributos de importação. Esse cálculo não se resume a aplicar uma porcentagem fixa sobre o valor da compra: o valor aduaneiro pode precisar incluir frete, seguro e outros itens. A base de cálculo do imposto sobre valor agregado na importação (IVA) também não se limita ao preço da mercadoria, pois pode incluir o imposto de importação e outros tributos e encargos previstos em lei. A cotação deve discriminar o imposto de importação, o IVA, o encargo pelos procedimentos aduaneiros (DTA) e os demais itens aplicáveis. Quanto ao IVA que eventualmente possa gerar crédito fiscal, peça a confirmação de um contador no México. Assim, você evita tratar todo o valor pago no desembaraço como custo definitivo ou deixar de reservar dinheiro suficiente para o pagamento por contar com um possível crédito futuro.
Por fim, distribua esses custos entre as unidades do produto e compare o resultado com o preço de venda previsto. Em compras de menor volume, é preciso ter atenção especial: algumas despesas de desembaraço, documentação e operação são cobradas por embarque ou têm um valor mínimo, portanto não diminuem necessariamente na mesma proporção que a quantidade de mercadoria. Confira também a validade das cotações, os custos de câmbio e as tarifas de pagamento. Pergunte quais são os períodos livres de cobrança no armazém, no porto e para o uso do contêiner, além dos valores cobrados após esses prazos. Depois de calcular o custo de uma entrega sem imprevistos, avalie quanto da margem restaria em caso de inspeção aduaneira ou atraso na retirada. Isso ajuda a decidir se a compra vale a pena.
Quando a mercadoria estiver pronta, confira quantidade, modelo, especificações e qualidade com base no pedido de compra. Depois, verifique se a embalagem suporta manuseio, empilhamento e transporte de longa distância. Se um armazém ficar responsável pelo recebimento, informe antecipadamente se será necessário abrir as embalagens e quais itens deverão ser verificados por amostragem. A confirmação de que foram “recebidas dez caixas, com as embalagens externas intactas” comprova apenas esse recebimento; ela não permite concluir que os produtos dentro das caixas estão em boas condições. Ao consolidar mercadorias de vários fornecedores, confira separadamente a quantidade de volumes, o peso e a relação de produtos de cada um, e identifique as caixas para facilitar o carregamento, a declaração aduaneira e a conferência no destino.
Após a inspeção, prepare a fatura comercial (Factura comercial) e a lista de volumes, ou packing list (Lista de empaque), de acordo com o que será efetivamente embarcado. A fatura deve identificar comprador e vendedor, descrição específica dos produtos, modelos, quantidades, preços unitários, valor total e moeda. O packing list deve informar a quantidade total de volumes, o conteúdo de cada um e os respectivos pesos e dimensões. Se a carga contiver três modelos, por exemplo, eles devem ser discriminados separadamente, em vez de constar apenas uma quantidade total. Caso haja redução de quantidade, troca de modelo ou inclusão de acessórios durante a preparação do pedido, atualize também os documentos; não reutilize simplesmente a cotação inicial.
Envie antecipadamente ao despachante aduaneiro no México a fatura, o packing list e os documentos exigidos para o produto, como licenças, comprovantes de conformidade com as NOM ou certificado de origem, para análise. A necessidade de certificado de origem e de outros documentos depende da mercadoria e dos requisitos da declaração, portanto não é igual em todos os embarques. Já o conhecimento de embarque marítimo ou aéreo será emitido pelo responsável pelo transporte, conforme os procedimentos aplicáveis, depois de definida a operação. Antes da emissão, confira também os dados do remetente e do destinatário, a quantidade de volumes e o peso. Quanto às informações eletrônicas exigidas para o desembaraço, confirme com o despachante o que precisa ser enviado e em quais prazos. Encaminhar alguns arquivos não significa que toda a preparação esteja concluída.
Ao conferir a documentação, deve ser possível identificar a mercadoria correspondente a cada informação dos documentos e relacionar os produtos físicos aos dados da declaração. Não descreva produtos diferentes apenas como “peças” nem peça ao fornecedor que reduza o valor da fatura para pagar menos impostos. Se a alfândega identificar divergências de quantidade, modelo ou valor em relação ao declarado, poderá solicitar documentos adicionais, verificar o valor da mercadoria ou exigir a retificação da declaração, além de cobrar diferenças de tributos e aplicar penalidades, conforme o caso. A liberação também poderá atrasar, gerando mais despesas de armazenagem e outros custos. Corrigir os erros antes do embarque costuma ser mais simples do que coordenar a solução com fornecedor, agente de cargas e despachante depois que a mercadoria já chegou ao México.
Para enviar mercadorias da China ao México, você pode optar por transporte marítimo em contêiner completo, carga marítima consolidada, transporte aéreo ou courier internacional. Primeiro, peça ao fornecedor o peso e as dimensões da carga embalada e a previsão de conclusão do pedido. Depois, informe ao agente de cargas a data limite para recebimento, para que seja possível comparar alternativas viáveis. Ao pedir a cotação, diferencie a quantidade mínima aceita para embarque da quantidade mínima de cobrança: algumas cargas podem ser transportadas mesmo abaixo do mínimo tarifário, mas ainda assim terão o frete cobrado pelo valor mínimo.
A carga marítima consolidada (LCL) é indicada para pedidos que não ocupam um contêiner completo e têm um prazo de entrega mais flexível. É comum haver uma cobrança mínima equivalente a 1 metro cúbico (CBM). Por exemplo, uma carga de 0,6 metro cúbico pode ser embarcada em LCL, mas parte das despesas ainda pode ser cobrada com base em 1 metro cúbico. Para cargas mais pesadas, também é necessário comparar os resultados do cálculo por peso e por volume. Os critérios específicos devem seguir a cotação da rota. China-Latin logistics Co., Ltd Ao analisar a proposta, inclua as despesas de desconsolidação, manuseio e retirada no porto de destino. Quando o volume é muito pequeno, o rateio desses custos pode fazer com que o transporte marítimo não seja a opção mais barata.
No transporte marítimo em contêiner completo (FCL), a reserva é feita por contêiner. Os tipos mais comuns são os de 20 pés, 40 pés e 40 pés High Cube. Não é obrigatório preencher todo o contêiner para embarcar, mas o custo correspondente ao contêiner completo será cobrado mesmo que sobre espaço. Se o custo total do LCL já estiver próximo ao do FCL, vale comparar as duas opções e decidir de acordo com a possibilidade de empilhamento, as exigências de carga e descarga e o prazo de entrega. Não é necessário esperar até ter mercadoria suficiente para ocupar todo o contêiner.
O transporte aéreo é utilizado principalmente quando o prazo do marítimo não atende à necessidade de entrega. Nosso serviço aéreo aceita cargas a partir de 100 kg. Esse é um requisito da nossa empresa, e não uma regra geral de todo o transporte aéreo. O frete é calculado considerando o peso bruto e as dimensões da embalagem. Mercadorias leves e volumosas podem ser cobradas pelo peso cubado. Produtos com baterias, líquidos, pós ou propriedades magnéticas devem ser informados já na solicitação de cotação, para que a documentação e as condições de transporte sejam confirmadas antes da entrega da carga. A proposta também deve indicar o aeroporto de destino e esclarecer se inclui manuseio no aeroporto de chegada, desembaraço e entrega.
O courier internacional geralmente permite o envio a partir de um único volume e pode atender amostras, peças de reposição e determinados pedidos de menor quantidade, conforme a cobrança mínima e as regras de cálculo do serviço escolhido. Porém, uma embalagem pequena não significa que o envio possa ser feito sem verificações prévias. Confirme se o produto é aceito, se o peso e as dimensões de cada volume estão dentro dos limites e quais informações e documentos o destinatário no México deverá fornecer para o desembaraço.
Depois de escolher a modalidade, envie ao agente de cargas as informações dos produtos, a quantidade de volumes, o peso bruto, as dimensões de cada volume, o endereço do fornecedor, a cidade ou o código postal de destino no México e a data desejada de chegada. Confira a abrangência e a validade da cotação. Se precisar de entrega no armazém, forneça o endereço completo e informe se haverá necessidade de agendamento ou de serviço de descarga. Pergunte especialmente a partir de qual etapa o prazo de transporte começa a contar: o tempo de navegação ou de voo não inclui toda a operação. É necessário reservar tempo para coleta, procedimentos de exportação, desembaraço no México e entrega. Pedidos com data definida para venda ou produção não devem ter sua utilização programada apenas com base na previsão de chegada ao porto.
Em seguida, confirme, conforme o termo comercial acordado, quem fará a coleta, onde ocorrerá a entrega e quem será responsável pela declaração de exportação, e peça ao fornecedor que envie os documentos dentro do prazo. No marítimo, observe os prazos de recebimento da carga, envio dos dados do conhecimento de embarque e conclusão dos procedimentos aduaneiros de exportação. No aéreo, confirme os horários limite para entrega da carga e da documentação. Ao consolidar mercadorias de vários fornecedores, confira primeiro o andamento de cada pedido e só depois defina o local de consolidação, para evitar que o atraso de um fornecedor deixe todas as outras cargas aguardando.
Antes de a mercadoria chegar ao México, o despachante aduaneiro deve receber as versões finais da fatura comercial, do packing list, do documento de transporte e das licenças e comprovantes de conformidade exigidos para o produto. Assim, poderá conferir antecipadamente os dados do importador, a descrição da mercadoria e o valor declarado. Se houver informações ausentes ou divergentes, entre em contato com o fornecedor e o agente de cargas para corrigi-las e confirme os valores dos tributos e a programação do pagamento. Dessa forma, quando a carga chegar, será possível dar continuidade à declaração sem atrasar o desembaraço por falta de documentos ou de recursos para pagar os tributos.
Com base nessas informações, o despachante prepara o Pedimento de importación, a declaração de importação mexicana, encaminha o documento para validação e providencia o recolhimento dos tributos. A declaração registra o importador, os detalhes da mercadoria, a classificação fiscal, o valor declarado e os tributos. O importador deve conferir os principais dados e guardar o documento após a conclusão dos procedimentos. No momento do pagamento, peça também ao despachante uma discriminação dos valores, separando os tributos de importação, os honorários pelos serviços e as despesas operacionais do porto ou aeroporto, e confirme se ainda há algum valor pendente.
Após o pagamento dos tributos, a mercadoria ainda passa pelo procedimento aduaneiro que determina se haverá inspeção. Caso a carga seja selecionada, o despachante coordenará a verificação e apresentará explicações ou documentos adicionais conforme solicitado pela alfândega. Uma inspeção não significa, por si só, que existe algum problema, mas é necessário prever tempo para esse processo. Se houver divergências entre a carga e a declaração, elas deverão ser tratadas conforme as exigências aplicáveis. Não se deve organizar a retirada apenas porque “os impostos já foram pagos”.
Por isso, o transporte dentro do México pode ser cotado e alinhado antecipadamente, mas a data efetiva de retirada deve ser definida depois que o despachante confirmar a liberação aduaneira, o transportador concluir a liberação da carga e os procedimentos do terminal ou armazém estiverem resolvidos. Avise também o armazém de destino para organizar a descarga. No caso de contêiner completo, coordene ainda a devolução do contêiner vazio. Isso evita que a mercadoria já esteja disponível para retirada, mas continue gerando armazenagem e despesas de uso do contêiner por falta de veículo, espaço no armazém ou organização da descarga.
Quando a mercadoria for entregue, confira primeiro a quantidade de volumes, a identificação das caixas e as embalagens externas. Depois, verifique os produtos com base no packing list e no pedido de compra. Se houver caixas danificadas, sinais de umidade, lacres ou fechamentos alterados, ou falta de volumes, registre a ocorrência de forma específica no comprovante de entrega, fotografe as embalagens, as etiquetas e os pontos danificados e avise imediatamente a transportadora e o agente de cargas. Mesmo que as embalagens estejam intactas, confira a quantidade, os modelos, as especificações e a qualidade dos produtos. Se identificar algum problema ao abrir as caixas, preserve as embalagens, os produtos danificados e os registros da conferência. Conforme o caso, entre em contato com o fornecedor, a transportadora ou a seguradora e apresente a documentação dentro dos prazos aplicáveis para comunicação e solicitação de indenização.
Depois da conferência, reúna os registros de recebimento e os documentos de importação do pedido. Se a importação tiver sido feita em seu próprio nome, solicite ao despachante a declaração de importação (Pedimento de importación), os respectivos anexos eletrônicos e os comprovantes de recolhimento dos tributos. Guarde também a fatura comercial, o packing list, o documento de transporte e as licenças e os documentos de conformidade aplicáveis. Se a compra tiver sido realizada por meio de uma importadora terceirizada, obtenha, conforme a operação efetivamente realizada, os documentos fiscais, os comprovantes de entrega e os documentos necessários para comprovar a procedência legal da mercadoria. Confira se os produtos descritos nesses documentos correspondem aos que foram recebidos.
Esses documentos continuam sendo necessários depois da entrega. O México exige comprovação documental para a posse, o transporte e o manuseio legal de mercadorias estrangeiras. Por isso, eles podem ser solicitados em movimentações posteriores, na escrituração contábil ou em fiscalizações. Organize por pedido os registros de compra, pagamento, importação e entrada no estoque, mantendo a correspondência entre eles e cópias eletrônicas de segurança. Assim, você evita ter de procurar cada uma das partes para recuperar documentos quando precisar deles.
Para quem vai importar da China para o México pela primeira vez, alguns momentos exigem atenção especial: antes de pagar, confirme se o produto pode ser importado e quem será o importador; antes de definir o transporte, calcule os custos e esclareça as responsabilidades; antes do embarque, confira a mercadoria, os documentos e os rótulos. Resolver essas questões com antecedência ajuda a reduzir a necessidade de regularizações de última hora, despesas adicionais e atrasos na entrega depois que a carga chega ao México.
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