Antes de hacer un pedido a un proveedor chino, envía la información del producto a tu agente aduanal en México para confirmar si se puede importar y qué trámites debes realizar. Además del nombre y las fotografías, incluye el material, el uso específico, el modelo y las especificaciones técnicas. Por ejemplo, si compras una pieza de maquinaria, indica qué pieza es, de qué material está hecha y en qué tipo de equipo se utiliza, en lugar de describirla simplemente como “refacción para maquinaria”. Estos datos permiten determinar la fracción arancelaria y el NICO correspondiente, y sirven de base para revisar los aranceles, las demás contribuciones, las restricciones de importación y las posibles cuotas compensatorias por prácticas de dumping. El código HS que proporcione el proveedor chino puede servir como referencia, pero no debe trasladarse sin revisión a la declaración en México ni utilizarse como único dato para estimar el costo de importación.
Una vez definida la clasificación arancelaria, revisa, según las características del producto, si debe cumplir con Normas Oficiales Mexicanas (NOM), requisitos de etiquetado en español o permisos de importación, e incorpora estas condiciones al pedido. Si el proveedor afirma que el producto “ya está certificado”, comprueba qué modelos y normas cubre el certificado y si cumple con los requisitos mexicanos. Si hacen falta pruebas, certificaciones o cambios en las etiquetas, acuerda al hacer el pedido quién se encargará, quién pagará los gastos y cuánto tiempo se necesita. Dejar esta revisión para cuando la mercancía llegue a México puede retrasar el despacho si faltan documentos o el etiquetado no cumple con lo exigido. Mientras se resuelve, además de los gastos de pruebas y correcciones, pueden acumularse cargos de almacenaje y, en los embarques de contenedor completo, demoras por el uso del contenedor. Si finalmente no se cumplen las condiciones de importación, podría ser necesario retornar la mercancía al extranjero, afectando tanto el presupuesto de compra como las fechas de entrega.
Consulta de códigos arancelarios:
Antes de embarcar, debe quedar definido quién realizará la importación en México. El agente aduanal puede encargarse de los trámites de despacho, pero en el pedimento debe figurar un importador que asuma las obligaciones fiscales y de cumplimiento correspondientes.
Si vas a importar a nombre de tu empresa, no basta con proporcionar un RFC al agente aduanal. También debes verificar que la empresa esté inscrita y activa en el Padrón de Importadores, y que su e.firma y su situación fiscal cumplan con los requisitos. Algunas mercancías requieren además la inscripción en el Padrón de Importadores de Sectores Específicos. Por eso, que la empresa haya importado otros productos anteriormente no significa que pueda despachar directamente los de este pedido.
Si todavía no cuentas con el registro necesario y vas a comprar a través de una empresa importadora, primero aclara cómo se realizará la operación. Si esa empresa importa la mercancía y después te la vende, confirma cómo se liquidará la compra, qué factura emitirá y qué comprobantes de entrega proporcionará. Si la cotización solo dice “despacho incluido”, pregunta quién figurará como importador en el pedimento, qué gastos están cubiertos y quién atenderá una inspección o cualquier problema documental. Estas condiciones afectan los comprobantes que recibirás y el registro contable de la compra; no conviene decidir únicamente porque te aseguren que la mercancía llegará. Buscar un importador cuando la carga ya está en México, o cambiarlo a última hora, puede obligar a modificar documentos y revisar nuevamente la información, con más tiempo y gastos de despacho.
Una vez definido quién será el importador, puedes concretar el pedido con el proveedor. Además de negociar el precio, debes asegurarte de que los productos que entregue cumplan con tus requisitos. Que la muestra sea correcta no garantiza que toda la producción sea igual, por lo que la orden de compra debe especificar materiales, dimensiones, modelos, funciones, cantidades y tipo de empaque. Si hay planos o muestras aprobadas, también deben utilizarse como referencia para la inspección. Cuando no se permita sustituir determinados materiales o componentes, déjalo por escrito para evitar que el proveedor haga cambios por su cuenta durante la producción.
Con las especificaciones acordadas, revisa qué incluye la cotización y hasta dónde llega la responsabilidad de entrega del proveedor. Solo así podrás calcular cuánto te costará realmente la compra. Por ejemplo, si un proveedor cotiza EXW y otro FOB, no puedes comparar directamente los precios aunque el producto sea idéntico, porque la recogida en China, los trámites de exportación y otros gastos pueden quedar a cargo de partes distintas. La orden de compra debe indicar el Incoterm y el lugar o puerto de entrega acordado; con esa información, pide al agente de carga que calcule los gastos del resto del trayecto. Si la cotización es CIF, confirma también cómo se cubrirán los cargos en el puerto de destino en México, el despacho aduanero, los impuestos y la entrega final. Que el flete esté incluido no significa que ya no habrá pagos pendientes antes de recibir la mercancía.
| Incoterm | Costos a cargo del vendedor | Costos a cargo del comprador |
|---|---|---|
| EXW (En fábrica) | Mercancía y embalaje, lista para recoger en el lugar acordado. | Carga en el vehículo de recogida, transporte en China, trámites de exportación, transporte internacional y gastos en destino. |
| FOB (Franco a bordo) | Mercancía, trámites de exportación y gastos hasta dejar la carga a bordo del buque en el puerto de embarque acordado. | Flete marítimo, seguro (si se contrata), gastos portuarios en destino, despacho de importación, impuestos y entrega local. |
| CIF (Costo, seguro y flete) | Los costos incluidos en FOB, más el flete marítimo y un seguro de cobertura mínima hasta el puerto de destino acordado. | Gastos en destino no cubiertos por el contrato de transporte, despacho de importación, impuestos y entrega local. |
Nota: FOB y CIF se utilizan únicamente para transporte marítimo y por vías navegables interiores. En ambos, el riesgo se transfiere al comprador cuando la mercancía queda a bordo del buque en el puerto de embarque. CIF no incluye todos los gastos en destino.
A partir de lo acordado, organiza los pagos y la inspección. Antes de transferir dinero, verifica los datos de la empresa que figura en el contrato y la cuenta beneficiaria. Si el proveedor exige liquidar el saldo antes del embarque, programa la inspección con suficiente anticipación para corregir cualquier problema y volver a revisar la mercancía. Deja también por escrito la fecha de entrega, cómo se resolverán los defectos de calidad y quién asumirá los gastos de retrabajo. Así evitarás descubrir diferencias justo antes de cargar el contenedor y autorizar el envío con prisas por cumplir con la salida del buque o el calendario de pagos. Una vez que la mercancía salga de China, resolver un envío de productos equivocados o una disputa de calidad llevará más tiempo, y reponer, reparar o retornar los productos generará gastos adicionales.
El precio unitario que cotiza el proveedor es solo una parte del costo de compra. Antes de hacer el pedido, calcula cuánto tendrás que pagar desde que la mercancía sale de China hasta que se despacha en México y llega a tu almacén. Empieza por revisar qué gastos ya incluye la cotización del proveedor y pide al agente de carga y al agente aduanal en México que coticen sus respectivos servicios. Así podrás completar el presupuesto con la recogida, las operaciones de exportación, el transporte internacional, el seguro, las contribuciones de importación, el despacho aduanero y la entrega final. Si la inspección, el almacenamiento y la consolidación, el refuerzo del embalaje o la certificación del producto se cobran aparte, también deben incluirse.
Al solicitar el flete, utiliza, en lo posible, el peso y las dimensiones de la mercancía ya embalada. El peso neto del producto puede ser muy distinto del peso final del envío, y las tarimas o cajas de madera también aumentan el peso y el volumen. Si el proveedor todavía no termina de empacar, puedes usar una estimación del número de bultos, sus dimensiones y su peso bruto, y verificar los datos cuando el embalaje esté listo. Proporciona también la dirección exacta de entrega en México y confirma hasta dónde cubre la cotización. Un flete marítimo bajo no significa que todo el traslado resulte económico: en carga consolidada, hay que revisar los cargos de desconsolidación, maniobras y retiro en el puerto de destino. Si la cotización incluye entrega en tu almacén, comprueba si también cubre la cita de entrega, la descarga y cualquier vehículo especial que se necesite.
Con el valor de la mercancía y los gastos de transporte, el agente aduanal en México podrá estimar las contribuciones de importación. No basta con multiplicar el importe de la compra por un porcentaje fijo: el valor en aduana puede incluir flete, seguro y otros conceptos, mientras que la base para calcular el IVA de importación también incorpora el arancel y las demás contribuciones y aprovechamientos que correspondan conforme a la ley. Pide un desglose del arancel, el IVA, el Derecho de Trámite Aduanero (DTA) y cualquier otro concepto aplicable. Si el IVA puede acreditarse, confírmalo con tu contador en México para distinguir entre el dinero que necesitas desembolsar al importar y el costo definitivo de la mercancía. Que después puedas acreditarlo no significa que puedas dejar de prever ese pago.
Por último, distribuye estos gastos entre las unidades del pedido y compara el costo por producto con el precio de venta previsto. En compras pequeñas, algunos gastos de despacho, documentación y operación se cobran por embarque o tienen un importe mínimo, por lo que no necesariamente bajan al reducir la cantidad de mercancía. Revisa también la vigencia de las cotizaciones y las comisiones por cambio de divisas y pagos. Pregunta qué periodos libres aplican al almacenaje y al uso del contenedor, y cuánto se cobra al excederlos. Una vez calculado el costo en condiciones normales, revisa cuánto margen te quedaría si hubiera una inspección aduanera o un retraso en el retiro de la carga. Esto te permitirá valorar si la compra sigue siendo rentable.
Cuando la mercancía esté lista, verifica que la cantidad, los modelos, las especificaciones y la calidad coincidan con la orden de compra, y comprueba que el embalaje resista la manipulación, el apilamiento y el transporte de larga distancia. Si encargas la recepción a un almacén, acuerda de antemano si deben abrirse las cajas y qué aspectos se revisarán por muestreo. Que el almacén confirme “se recibieron diez cajas en buen estado” solo acredita la recepción y el estado exterior de los bultos; no garantiza que los productos estén correctos. Si vas a consolidar pedidos de varios proveedores, verifica por separado el número de cajas, el peso y el contenido de cada pedido, e identifica las cajas con números para facilitar la carga, la declaración aduanera y la revisión al recibirlas.
Una vez terminada la revisión, prepara la factura comercial y la lista de empaque con los datos de lo que realmente se enviará. La factura debe indicar quién vende y quién compra, la descripción de los productos, los modelos, las cantidades, los precios unitarios, el importe total y la moneda. La lista de empaque debe detallar cuántas cajas hay, qué contiene cada una y cuáles son sus pesos y dimensiones. Si el embarque incluye tres modelos, deben aparecer por separado, no únicamente como una cantidad total. Cualquier reducción de cantidades, cambio de modelo o incorporación de accesorios durante la preparación del pedido debe reflejarse también en los documentos, en lugar de reutilizar sin cambios la cotización inicial.
Envía con anticipación la factura, la lista de empaque y los permisos, documentos de cumplimiento de NOM o certificados de origen que correspondan al agente aduanal en México para su revisión. La necesidad de presentar un certificado de origen u otros documentos depende de la mercancía y de los requisitos de la operación; no es la misma para todos los embarques. El conocimiento de embarque marítimo o la guía aérea se emiten conforme al procedimiento del transportista una vez definido el envío, y antes de su emisión también deben revisarse los datos del remitente y del destinatario, el número de bultos y el peso. Confirma con el agente aduanal qué información electrónica debe transmitirse y en qué momento: enviarle unos cuantos archivos no significa que toda la documentación esté lista.
Al revisar los documentos, debe ser posible identificar qué mercancía corresponde a cada partida y relacionar los productos con la información declarada. No agrupes artículos distintos bajo una descripción genérica como “refacciones”, ni pidas al proveedor que reduzca el importe de la factura para pagar menos impuestos. Si la aduana detecta diferencias en cantidades, modelos o valor, puede solicitar documentación adicional, revisar el valor declarado o exigir una rectificación y, según el caso, determinar contribuciones omitidas e imponer sanciones. Esto también puede retrasar la liberación y generar gastos de almacenaje. Corregir los errores antes del embarque suele ser más sencillo que resolverlos entre el proveedor, el agente de carga y el agente aduanal cuando la mercancía ya está en México.
Para enviar mercancía de China a México, puedes optar por transporte marítimo en contenedor completo, carga marítima consolidada, transporte aéreo o mensajería internacional. Primero, pide al proveedor el peso y las dimensiones de la mercancía embalada, junto con la fecha estimada en que estará lista, e indica al agente de carga la fecha límite de recepción. Con esos datos podrás comparar opciones viables. Al solicitar una cotización, distingue entre la cantidad mínima que se acepta para un envío y el mínimo que se cobra: aunque acepten tu mercancía, si no alcanza el mínimo de facturación, tendrás que pagar ese importe.
La carga marítima consolidada (LCL) permite enviar mercancía que no ocupa un contenedor completo y suele ser una opción cuando el plazo de entrega es relativamente amplio. Es habitual que se aplique un mínimo de facturación de 1 metro cúbico (CBM). Por ejemplo, un envío de 0.6 metros cúbicos puede aceptarse, pero algunos conceptos se cobrarán como si ocupara 1 metro cúbico. En mercancías pesadas, también hay que comparar el peso y el volumen conforme a la equivalencia utilizada para calcular el flete. Las condiciones concretas deben confirmarse en la cotización de la ruta. Al comparar precios, incluye los cargos de desconsolidación, maniobras y retiro en el puerto de destino. Si el volumen es muy pequeño, estos gastos pueden hacer que el transporte marítimo resulte más caro que otras opciones.
El transporte marítimo en contenedor completo (FCL) se contrata por contenedor. Los tamaños habituales son de 20 pies, 40 pies y 40 pies High Cube. No es necesario llenarlo para embarcar, pero tendrás que pagar el servicio de contenedor completo aunque quede espacio libre. Si el costo del envío consolidado se acerca al costo total de un contenedor completo, conviene cotizar ambas opciones y decidir según la posibilidad de apilar la mercancía, las necesidades de carga y descarga y el plazo de entrega. No hace falta esperar a tener mercancía suficiente para llenar todo el contenedor.
El transporte aéreo se utiliza principalmente cuando el marítimo no permite cumplir con la fecha de entrega. Nuestro servicio aéreo tiene un mínimo de 100 kg por envío; es una condición de nuestro servicio, no un requisito general de toda la carga aérea. Para calcular el flete se necesitan el peso bruto y las dimensiones de los bultos, ya que la mercancía ligera que ocupa mucho espacio puede cobrarse por peso volumétrico. Si los productos contienen baterías, líquidos, polvos o materiales magnéticos, indícalo al solicitar la cotización y confirma la documentación y las condiciones de aceptación antes de entregarlos. La cotización también debe especificar el aeropuerto de destino y si incluye los gastos de operación en destino, el despacho aduanero y la entrega final.
La mensajería internacional generalmente permite enviar desde un solo paquete y puede ser adecuada para muestras, refacciones y algunos pedidos pequeños. Se cobra conforme al mínimo y a las reglas de cálculo del servicio contratado. Sin embargo, que el paquete sea pequeño no significa que pueda enviarse sin más. Antes de despacharlo, confirma si aceptan el producto, si el peso y las dimensiones de cada bulto cumplen con los límites y qué documentación deberá proporcionar el destinatario en México para el despacho aduanero.
Una vez elegido el medio de transporte, facilita al agente de carga la información del producto, el número de bultos, el peso bruto, las dimensiones de cada uno, la dirección del proveedor, la ciudad o el código postal de destino en México y la fecha requerida de entrega. Revisa el alcance y la vigencia de la cotización. Si necesitas entrega en almacén, proporciona la dirección exacta e indica si se requiere cita o algún arreglo para la descarga. Pregunta también desde qué momento se calcula el plazo de transporte: el tránsito marítimo o aéreo no incluye necesariamente la recogida, los trámites de exportación, el despacho en México y la entrega final. Si la mercancía se necesita para una fecha concreta de venta o producción, no organices su uso tomando como referencia únicamente la llegada prevista al puerto.
Después, confirma, según las condiciones de compraventa acordadas, quién recogerá la mercancía, dónde se entregará y quién se encargará de la declaración de exportación, y coordina con el proveedor la entrega puntual de los documentos. En transporte marítimo, revisa las fechas límite de recepción de carga, envío de instrucciones de embarque y despacho de exportación; en transporte aéreo, confirma los horarios límite de entrega de mercancía y documentación. Si vas a consolidar pedidos de varios proveedores, comprueba primero cuándo estará listo cada uno y después define el punto de consolidación, para evitar que el retraso de un proveedor deje esperando al resto de la carga.
Antes de que la mercancía llegue a México, el agente aduanal debe recibir las versiones definitivas de la factura comercial, la lista de empaque, los documentos de transporte y los permisos y documentos de cumplimiento que requiera el producto. Así podrá revisar con anticipación los datos del importador, el detalle de la mercancía y el valor declarado. Si falta información o hay diferencias entre los documentos, contacta al proveedor y al agente de carga para corregirlas, y confirma el importe de las contribuciones y cómo se realizará el pago. Esto permitirá continuar con el despacho cuando llegue la carga, sin retrasos por documentos o fondos pendientes.
Con esta información, el agente aduanal elabora el pedimento de importación, lo presenta para su validación y gestiona el pago de las contribuciones. El pedimento contiene los datos del importador, la descripción de la mercancía, la clasificación arancelaria, el valor declarado y las contribuciones correspondientes. Como importador, debes revisar los datos principales y conservarlo una vez concluido el trámite. Al pagar, pide también un desglose que distinga las contribuciones de importación, los honorarios del agente aduanal y los gastos de operación del puerto o aeropuerto, y confirma si queda algún concepto pendiente.
Después del pago, la mercancía pasa por el mecanismo de selección automatizado, que determina si debe someterse a reconocimiento aduanero. Si corresponde una revisión, el agente aduanal coordinará la inspección y presentará las aclaraciones o documentos adicionales que solicite la autoridad. Una inspección no significa por sí sola que exista un problema, pero puede requerir más tiempo. Si se detectan diferencias entre la mercancía y lo declarado, deberán atenderse conforme a lo que indique la aduana; por eso, haber pagado las contribuciones no basta para dar por hecho que la carga ya puede retirarse.
Puedes contactar con anticipación al transportista que hará el traslado dentro de México, pero confirma la fecha de retiro cuando el agente aduanal haya verificado la liberación aduanera, la liberación por parte del transportista internacional y la conclusión de los trámites de la terminal o del almacén. Coordina también la descarga con el almacén receptor. Si se trata de un contenedor completo, organiza la devolución del contenedor vacío para evitar que, aun estando disponible la mercancía, la falta de camión, espacio o personal para descargar genere más cargos de almacenaje y uso del contenedor.
Cuando recibas la mercancía, verifica primero el número de bultos, la numeración de las cajas y el estado del embalaje exterior. Después, revisa el contenido con la lista de empaque y la orden de compra. Si hay cajas dañadas, humedad, sellos alterados o bultos faltantes, anota los detalles en el comprobante de entrega, toma fotografías de las cajas, las etiquetas y las zonas afectadas, y avisa cuanto antes al transportista y al agente de carga. Aunque el embalaje esté intacto, comprueba también las cantidades, los modelos, las especificaciones y la calidad de los productos. Si detectas problemas al abrir las cajas, conserva el embalaje, la mercancía dañada y los registros de inspección. Según el caso, contacta al proveedor, al transportista o a la aseguradora y presenta la documentación dentro de los plazos de notificación y reclamación aplicables.
Una vez terminada la revisión, reúne los registros de recepción y los documentos de importación del pedido. Si importaste a tu nombre, solicita al agente aduanal el pedimento de importación, sus anexos electrónicos y los comprobantes de pago de las contribuciones. Conserva también la factura comercial, la lista de empaque, los documentos de transporte y los permisos y documentos de cumplimiento que correspondan. Si compraste a través de una empresa importadora, obtén las facturas, los comprobantes de entrega y la documentación que acredite la procedencia legal de la mercancía según la operación realizada, y verifica que los productos descritos coincidan con los que recibiste.
Estos documentos siguen siendo necesarios después de recibir la carga. En México, la tenencia, el transporte y el manejo de mercancías de origen extranjero deben estar respaldados por la documentación correspondiente, que puede solicitarse en traslados posteriores, para fines contables o durante una revisión de la autoridad. Por eso, organiza por pedido los registros de compra, pago, importación y entrada al almacén, de forma que puedan relacionarse entre sí, y guarda copias electrónicas para no tener que solicitarlos de nuevo cuando los necesites.
Si es tu primera importación de China a México, presta especial atención a estos momentos: antes de pagar, confirma si el producto puede importarse y quién será el importador; antes de elegir el transporte, calcula los gastos y define las responsabilidades; antes de embarcar, revisa la mercancía, los documentos y las etiquetas. Resolver estos puntos con anticipación ayuda a evitar trámites de última hora, gastos adicionales y retrasos en la entrega cuando la carga ya está en México.
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